PROTOCOLE D’ACCORD ENTRE LES ASSUREURS PROTECTION JURIDIQUE AFFILIES A L’U.P.E.A. ET  L’O.B.F.G.

Approuvé par règlement de l’O.B.F.G. du 20 janvier 2003, entré en vigueur le 1^er mars 2003

INTRODUCTION

Les assureurs protection juridique, affiliés à l'U.P.E.A., cherchent, en tenant compte des conditions de leur police, une solution aux litiges de leurs assurés, soit amiable, soit judiciaire, avec l'aide des avocats librement choisis par ces derniers.

Cette recherche se fait dans le respect des dispositions légales en matière d'assurance protection juridique, prévues aux articles 90 à 93 de la loi du 25 juin 1992 sur le contrat d'assurance terrestre et à l'arrêté royal du 12 octobre 1990.

Cette réglementation accorde à l'assureur le droit de fournir des services afin de permettre à l'assuré de faire valoir ses droits en tant que demandeur ou défendeur, tant qu'il n'est pas recouru à une procédure judiciaire, administrative ou arbitrale.

La loi impose à l'assureur de garantir à l'assuré le libre choix de l'avocat lorsqu'il y a lieu de recourir à une procédure ou lorsque surgit, soit un conflit d'intérêt, soit une divergence d'opinion entre l'assureur et l'assuré quant à l'attitude à adopter pour régler le sinistre.

Les assureurs et les barreaux confirment, en outre, qu'il est nécessaire, ou du moins utile pour l'assuré, de pouvoir bénéficier dans certaines circonstances de l'assistance d'un avocat avant ou en-dehors de toute procédure, qu'elle soit judiciaire, administrative ou arbitrale.  Il est dès lors de l'intérêt de l'assuré qu'une collaboration s'instaure entre les assureurs de protection juridique et les avocats.

Inspirées par ce but commun, les parties adoptent le présent protocole, dans lequel les objectifs suivants sont poursuivis :

1.      La détermination de lignes d'actions communes en vue de prévenir et de résoudre des litiges pouvant surgir entre l'assureur protection juridique et l'avocat dans le cadre d'un dossier concret.

2.      L'instauration d'une commission mixte de protection juridique (C.M.P.) et la détermination de ses règles de fonctionnement.

En conséquence, il a été convenu ce qui suit :

1.      LIGNES D'ACTIONS COMMUNES

L'Ordre des barreaux francophones et germanophone prendra soin de faire connaître les lignes d'actions suivantes auprès de ses membres qui tenteront de convaincre les avocats de les appliquer lors de leurs contacts avec les assureurs de protection juridique et leurs assurés.

Les assureurs de protection juridique prennent soin de faire connaître les lignes d'actions suivantes auprès de leurs membres et de tenter de les convaincre de les appliquer lors de leurs contacts avec les avocats dont les clients sont assurés en protection juridique.

Article 1

Lorsque la défense des droits d'un justiciable est garantie par une police d'assurance protection juridique, ce contrat constitue la ligne directrice commune pour l'assuré, l'assureur et l'avocat, pour autant qu'il ne soit pas dérogé aux dispositions légales et sous réserve de ce qui sera dit ci-après.

Article 2

2.1.   Dès les premiers contacts, l'avocat  :

2.1.1. Demande au client s'il est couvert par une assurance de protection juridique et à quelles conditions.

2.1.2. Informe l'assureur de protection juridique de son intervention et demande à celui-ci confirmation que cette intervention sera prise en charge.

2.1.3. Prend toutes mesures urgentes nécessaires à la défense du client.

2.2.   Après que l'assureur ait confirmé la prise en charge de son intervention, l'avocat :

2.2.1. Renseigne l'assureur, à sa demande, sur sa manière de calculer ses frais et honoraires.

2.2.2. Informe l'assureur de l'évolution du litige et des démarches qu'il estime devoir entreprendre.

2.2.3. A le droit d'établir des états intermédiaires de frais et honoraires ou de demander des provisions.

2.2.4. Remet à l'assureur, à sa demande, les documents justificatifs des débours repris dans les états (intermédiaires) de frais et honoraires.

2.2.5. Rembourse à l'assureur les dépens récupérés ou les impute en faveur de l'assureur, à moins qu'il ne s'agisse de dépens exposés par l'assuré personnellement.

Article 3

3.1.   L'assureur de protection juridique, quant à lui :

3.1.1. Renseigne, en temps utile, les assurés sur leurs droits et obligations dans le cadre de leur police d'assurance de protection juridique, ainsi que sur la manière dont ils peuvent faire valoir leurs droits.

3.1.2. Informe l'assuré et son conseil des démarches accomplies par lui.

3.1.3. Respecte scrupuleusement le principe du libre choix de l'avocat par l'assuré.  L'assureur ne fait, à ce sujet, de suggestions que sur demande expresse de l'assuré. Le principe du libre choix de l'avocat a un caractère non réversible, en ce sens que dès acceptation de l'intervention de l'avocat, l'assureur ne pourra plus le décharger.  Le principe du libre choix de l'avocat implique le droit pour l'assuré de changer d'avocat en cours de procédure, sans frais pour lui, et sauf abus.

3.1.4. Remet immédiatement et sans conditions à l'avocat sollicité par l'assuré, tous les éléments du dossier pour information.

Remet, à la première demande de l'avocat, les conditions générales et particulières de la police d'assurance.

3.1.5. Accepte, après avis motivé de l'avocat quant à la nécessité de son intervention, de prendre en charge ladite intervention, sauf refus motivé conformément à l'article 4.

3.1.6. Effectue sans délai le paiement de la provision ou de l'état provisionnel détaillé, en suite des tâches déjà prestées et/ou des frais exposés et à exposer.

3.1.7. Effectue sans délai le paiement de l'état de frais et honoraires, sauf en cas de contestation ;

3.1.8. En cas de contestation, acquitte, à tout le moins, la partie non contestable de l'état de frais et honoraires.

Article 4

En cas de désaccord sur la saisine de l'avocat ou en matière de frais et honoraires, les parties s'engagent à suivre la procédure suivante :

-         Dans les 14 jours de la demande, l'assureur de protection juridique doit, par écrit, motiver de manière précise et communiquer à l'avocat son refus de prendre en charge l'intervention de l'avocat, ou sa contestation de la provision, de l'état provisionnel ou de l'état d'honoraires de l'avocat.

     En cas de refus de confirmation de l'intervention de l'avocat, l'assureur doit également établir un relevé des démarches déjà entreprises et des initiatives qu'il compte prendre, en ce compris pour l'assuré, la parfaite information du client comme prévu à l'article 3.1.1 et 3.1.2 du présent protocole.

-         Après avoir pris connaissance de cet écrit motivé, l'avocat donne par écrit son avis sur le point de vue de l'assureur et ce, également endéans les 14 jours de la réception dudit écrit.

-         Les parties s'engagent à rechercher une solution négociée. Si le désaccord persiste, elles soumettent le litige à la Commission Mixte Protection Juridique.

-         En aucun cas, le fait pour l'avocat de poursuivre la défense des intérêts de l'assuré, malgré le refus de l'assureur, ne peut être considéré comme une cause de déchéance ou une renonciation à la garantie.

2.      LA COMMISSION MIXTE PROTECTION JURIDIQUE (C.M.P.)

Article 5

La C.M.P. se prononce, à la demande de l'avocat et de l'assureur de protection juridique, sur tout litige subsistant entre eux quant à l'application du présent protocole à l'occasion de l'intervention d'un avocat dans le cadre d'une police d'assurance protection juridique.

Article 6

La C.M.P. est composée de 4 membres, à savoir le Président de l'Ordre des barreaux francophones ou germanophone ou son représentant, un autre avocat désigné par le président de l'Ordre des barreaux francophones et germanophone, et deux représentants des assureurs de protection juridique désignés par la commission protection juridique de l'U.P.E.A..  Elle est présidée par le président de l'Ordre des barreaux francophones et germanophone ou son représentant, dont la voix est prépondérante en cas de parité.

Article 7

Les avocats concernés par le litige et les représentants des assureurs dont la compagnie est en cause et qui siègent dans la C.M.P. doivent se décharger de l'affaire au profit de membres suppléants étrangers au conflit.

Article 8

La procédure devant la C.M.P. est gratuite.

Article 9

Les membres de la C.M.P. sont tenus à une totale discrétion sur les informations obtenues dans le dossier dont ils ont à connaître.

3.      FONCTIONNEMENT DE LA COMMISSION MIXTE DE PROTECTION JURIDIQUE

Article 10

La C.M.P. est convoquée par le Président et siège en règle dans les locaux de l'Ordre des barreaux francophones et germanophone, avenue de la Toison d’Or, 65 à 1060  Bruxelles.

Article 11

La C.M.P. est saisie par requête écrite et motivée adressée à l'Ordre des barreaux francophones et germanophone, avenue de la Toison d’Or, 65 à 1060  Bruxelles.

Article 12

La C.M.P. peut rejeter d'office les requêtes :

-         qui ne tombent pas sous sa compétence ou ne se rapportent pas à un dossier concret ;

-         qui font déjà l'objet d'une procédure judiciaire ou arbitrale ;

-         qui sont relatives à un litige dont la Commission a déjà eu à connaître, sauf éléments nouveaux.

Article 13

La requête doit être accompagnée d'un dossier inventorié.  Le requérant communique par même courrier une copie de cette requête, ainsi qu'une copie du dossier complet, à l'autre partie.

Dans les 8 jours de la réception de la requête, la C.M.P. invite la partie adverse à déposer et communiquer ses conclusions écrites et ses pièces justificatives dûment inventoriées dans un délai de 15 jours.

Ce délai expiré, la partie requérante dispose d'un délai de 15 jours pour déposer et communiquer ses conclusions écrites et ses nouvelles pièces éventuelles.  L'autre partie dispose du même délai pour répliquer à son tour.

Les délais ci-dessus prennent cours le premier jour ouvrable suivant l'expédition.  Le jour d'échéance est compris dans le délai.  Cependant, si ce jour est un samedi, un dimanche ou un jour férié, l'échéance est reportée au premier jour ouvrable suivant.  Lorsque ces délais prennent cours ou expirent durant les vacances judiciaires, ils sont prolongés de 30 jours.

Le président peut définir, s'il y a lieu, d'autres délais pour conclure, sur requête motivée d'une des parties. 

La C.M.P. peut entendre les parties, soit d'initiative, soit à la demande de l'une d'elles.  Elle se prononce dans les 60 jours de la clôture des débats. 

Article 14

L'avis de la C.M.P. est communiqué dans les meilleurs délais par écrit aux parties ou à leurs conseils.  Il est motivé, daté et signé par le président et les membres de la C.M.P. ayant pris part à la décision.

Article 15

Cet avis est confidentiel et ne peut être produit en justice

Article 16

Les frais de fonctionnement de la C.M.P. sont répartis par parts égales entre l'Ordre des barreaux francophones et germanophone et la commission protection juridique de l'U.P.E.A.

Article 17

Le présent protocole est conclu pour une durée indéterminée.  Les parties peuvent y mettre fin moyennant dénonciation sans préavis à l'autre partie par lettre recommandée.

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